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Mejorando la experiencia de asignación en un software de RRHH
Contexto
Actualmente, las personas con determinados roles y accesos (admins, mánagers, RRHH) pueden asignar empleados y/o estructuras organizacionales como centros, departamentos y grupos en distintas secciones y features del producto. Sin embargo, el modal de asignación no es el mismo en todo el software, por lo que hay módulos en donde las lógicas y comportamientos son diferentes, haciendo que la experiencia de asignar sea poco consistente y clara. Por otro lado, tiene diferencias visuales y jerárquicas entre los distintos tipos de estructuras organizacionales y una vista bastante limitada para un alto volumen de contenido. En resumen, es poco intuitivo, requiere demasiados pasos y esto genera frustración y errores en la gestión, sobretodo en empresas grandes que necesitan asignar grandes volúmenes de elementos y con una recurrencia mucho mayor que en empresas más pequeñas.
¿Por dónde empezar? Investigando
1. El primer paso fue el de identificar todos los modales de asignación que existían en el software con sus respectivos usos, lógicas y comportamientos con el objetivo de detectar qué necesidades cubrían y asegurar que la nueva propuesta las resuelva. 2. En segundo lugar, realicé user flows para detectar inconsistencias a lo largo del producto, puntos de fricción, pasos innecesarios y optimizar la navegación garantizando que sea transversal y escalable a todos los módulos. 3. Luego, hice entrevistas con clientes y roles de gestión dentro de la empresa para comprender dónde estaban los mayores puntos de dolor del modal y verificar si comprendían los comportamientos en distintos escenarios. 4. Finalmente, hice research y benchmark para conocer cómo resuelven los mismos problemas otros softwares, qué limitaciones tienen, qué puntos en común hay, dónde nos diferenciamos. Una vez recopilada toda esa información, identifiquvarios puntos de fricción: ❌ El modal no sólo permitía asignar personas o estructuras, sino también hacer configuraciones ❌ El componente desde donde se accedía al modal no siempre era el mismo ❌ Había modales que permitían asignar sólo personas y otros estructuras organizacionales ❌ Falta de claridad: no era evidente qué empleados habían sido asignados hasta confirmar la acción. ❌ Interacción poco eficiente: requería múltiples clics y scroll para asignar a varias personas. ❌ Baja escalabilidad: con grandes volúmenes de datos, el rendimiento y la experiencia se veían afectados. En base a los pains detectados: 5. Comencé a diseñar bocetos a modo de concept para ir validando con distintas personas del equipo (PMs, devs, diseño, stakeholders) y obtener feedback para seguir iterando la propuesta. 6. Finalmente, luego de haber llegado a un diseño más ajustado, realicé pruebas con otros clientes y roles dentro de la empresa, para determinar hasta qué punto había resuelto sus necesidades y los pains identificados en la etapa de Discovery y qué funcionalidades aún podrían faltar por implementar para conseguir una experiencia completa.
