Industry
Tecnología
Client
Software RRHH
Grupos: Organización flexible y visual para empresas
Objetivo
Rediseñar la organización de empleados en un software de RRHH para aportar mayor valor a clientes TIER 1 y 2, cuyas necesidades son más complejas.
Contexto
El software permitía agrupar empleados en dos estructuras organizacionales: 'Centros' y 'Departamentos'. Esto era suficiente hasta que el producto creció para captar clientes más grandes, quienes requerían mayor flexibilidad para organizar equipos según verticales, squads, ciudades, especialidades, entre otros. Sin esta capacidad, la gestión en grandes empresas era ineficiente, afectando asignaciones de turnos, permisos y comunicación interna.
Proceso de diseño
Para diseñar una solución efectiva, era clave comprender a fondo cómo se organizaban las empresas grandes y qué desafíos enfrentaban al gestionar su estructura interna. No se trataba solo de añadir una nueva funcionalidad, sino de crear una funcionalidad realmente útil que respondiera a problemas reales. Para ello, el proceso de diseño se basó en tres pilares fundamentales: investigación con clientes, análisis de referentes y validación interna con el producto existente.
1. Investigación: entendiendo el problema
→ Reuniones con el equipo de Sales Engineers: a) Analizamos en detalle las peticiones más recurrentes de los clientes. b) Solicitamos información clave sobre la organización interna de distintas empresas: esquemas, organigramas, relaciones interdepartamentales, puestos de trabajo y procesos administrativos. c) Priorizamos los casos más urgentes y recurrentes para entender qué debía resolverse primero. → Análisis de llamadas en Modjo: a) Escuchamos grabaciones de reuniones entre clientes y distintos equipos internos para identificar puntos de fricción. b) Observamos qué herramientas externas usaban los clientes para suplir las carencias del producto, como Excel o Active Directory. c) Identificamos patrones comunes en las necesidades de diferentes empresas para diseñar una solución flexible y escalable.
Hallazgos claves
Tras esta investigación, detectamos tres necesidades principales: ✅ Ahorrar tiempo en la gestión de empleados ✅ Facilitar la creación y mantenimiento de estructuras organizativas complejas ✅ Asegurar una correcta asignación de permisos y roles
2. Benchmarking: aprendiendo de otros productos
Con una comprensión clara de los problemas, analizamos cómo otras herramientas abordaban la organización de grupos y estructuras jerárquicas. Estudiamos productos de distintos sectores, como: → Softwares de gestión empresarial (ERP) y RRHH, para entender cómo organizaban jerarquías y permisos. → Herramientas de diseño y gestión de proyectos, que permiten organizar elementos de forma visual y flexible. → Aplicaciones de mapas mentales y organigramas, que ayudan a visualizar relaciones entre elementos de manera intuitiva. Este análisis nos permitió detectar patrones de interacción familiares para los usuarios y definir un modelo que equilibrara flexibilidad con facilidad de uso.
3. Validación interna: exploración y pruebas con el producto actual
Antes de diseñar la solución, era crucial entender dónde estaban las mayores fricciones dentro del producto existente. Para ello, realizamos: → User flows y pruebas con casos de uso reales: a) Simulamos distintos escenarios de gestión con estructuras organizativas complejas. b) Identificamos las principales dificultades al intentar crear y administrar grupos dentro del sistema actual. c) Detectamos puntos críticos donde la experiencia se volvía ineficiente o confusa. → Prototipos iniciales y feedback interno a) Diseñamos diferentes enfoques para visualizar y gestionar grupos. b) Evaluamos con el equipo interno cuál sería la mejor forma de representar relaciones entre empleados sin generar confusión. c) Ajustamos la solución basándonos en los aprendizajes obtenidos en esta fase. Esta investigación nos permitió llegar a un modelo más flexible, adaptable y alineado con las necesidades reales de las empresas, asegurando que la solución final realmente mejoraría su experiencia de gestión.
Principales limitaciones detectadas:
❌ Falta de flexibilidad para agrupar empleados según necesidades reales. ❌ Complejidad en la gestión de estructuras en crecimiento. ❌ Dificultad para visualizar relaciones entre grupos. ❌ Falta de filtros eficientes en la herramienta.
